Vad kostar sjukfrånvaro för ett företag? Den verkliga kostnaden är ofta större än du tror
När en medarbetare blir sjuk är det lätt att fokusera på den direkta kostnaden i form av sjuklön. Men för de flesta arbetsgivare är det bara början. Sjukfrånvaro påverkar ofta planering, arbetsbelastning, produktivitet och ibland även kundrelationer. Ju längre frånvaron pågår eller ju svårare det är att ersätta kompetensen, desto större blir konsekvenserna för verksamheten.
Att förstå den verkliga kostnaden handlar därför inte bara om ekonomi. Det handlar också om hur sjukfrånvaro påverkar organisationens förmåga att leverera, utvecklas och skapa en hållbar arbetsmiljö.
I den här artikeln går vi igenom vilka kostnader som uppstår, varför de varierar mellan olika verksamheter och hur ett förebyggande arbetsmiljöarbete kan minska både mänskliga och organisatoriska konsekvenser.
Den verkliga kostnaden börjar långt innan bokföringen visar den
Sjukfrånvaro är sällan en isolerad händelse. När en medarbetare inte kan arbeta behöver arbetsuppgifter omfördelas, scheman justeras och chefer prioritera om. Kollegor kan behöva täcka upp, projekt kan försenas och planerad utveckling får ibland stå tillbaka för att verksamheten ska fungera här och nu.
Dessa följdeffekter syns sällan som en egen kostnadspost, men de påverkar verksamheten varje dag. För många arbetsgivare är det därför de indirekta konsekvenserna som får störst betydelse över tid.
Tre typer av kostnader som arbetsgivare behöver känna till
1. De synliga kostnaderna
De direkta kostnaderna är de enklaste att identifiera. De omfattar bland annat sjuklön under arbetsgivarperioden och den administration som krävs för att hantera sjukfrånvaron.
Reglerna för sjuklön och arbetsgivarens ansvar kan förändras över tid. Därför är det alltid klokt att utgå från aktuell information hos Försäkringskassan och andra ansvariga myndigheter när ni beräknar den direkta kostnaden.
2. Kostnader som påverkar verksamheten
När en medarbetare är frånvarande påverkas ofta fler delar av organisationen än man först tänker på.
Exempel kan vara:
arbetsuppgifter som behöver omfördelas
ökad arbetsbelastning för kollegor
övertid eller behov av vikarier
försenade leveranser eller projekt
minskad produktivitet
mer administration för chefer och HR
Hur stora dessa konsekvenser blir beror på verksamhetens storlek, organisation och hur lätt det är att ersätta kompetensen.
3. Kostnader som påverkar verksamheten på längre sikt
Långvarig eller återkommande sjukfrånvaro kan också påverka organisationens utveckling.
När flera medarbetare under längre perioder arbetar under hög belastning ökar risken för ytterligare frånvaro. Rekryteringar kan behöva tidigareläggas, introduktioner tar tid och chefer får lägga mer energi på akuta personalfrågor än på verksamhetsutveckling.
På sikt kan sjukfrånvaro även påverka arbetsmiljön, medarbetarnas engagemang och möjligheten att behålla viktig kompetens.
Samma sjukfrånvaro kan få helt olika konsekvenser
Den ekonomiska påverkan beror inte enbart på hur länge någon är sjukskriven. Den påverkas också av vilken verksamhet ni bedriver.
Bygg
Om en arbetsledare blir sjuk under ett pågående projekt kan planering, samordning och tidsplaner påverkas. Även om arbetet fortsätter kan projektet behöva organiseras om för att fungera.
Fastighetsförvaltning
När en fastighetsskötare eller drifttekniker saknas kan felanmälningar ta längre tid att hantera och jourverksamheten behöva omfördelas. Belastningen på övriga medarbetare ökar ofta direkt.
Kontor och IT
I kunskapsintensiva verksamheter är kompetensen ofta svår att ersätta med kort varsel. Om en projektledare, utvecklare eller specialist blir sjuk kan leveranser försenas och projekt behöva prioriteras om.
Det visar att sjukfrånvaro inte har ett standardpris. Konsekvenserna ser olika ut beroende på verksamhetens organisation, arbetsuppgifter och möjligheter att planera om.
Vad kan arbetsgivare göra för att minska konsekvenserna?
Det går inte att förhindra all sjukfrånvaro. Däremot finns det mycket arbetsgivare kan göra för att minska risken för långvarig frånvaro och skapa bättre förutsättningar för ett hållbart arbetsliv.
Ett förebyggande arbete kan bland annat innebära att:
arbeta systematiskt med arbetsmiljön
uppmärksamma tidiga signaler på ohälsa
ge chefer stöd i arbetsmiljö- och rehabiliteringsfrågor
erbjuda hälsoundersökningar när det är relevant
arbeta med arbetsanpassning och tidiga rehabiliteringsinsatser
När arbetsmiljö och hälsa blir en naturlig del av verksamhetens utveckling skapas bättre förutsättningar för både medarbetare och organisation.
Läs mer:
Förebyggande arbete handlar om mer än att minska kostnader
Att investera i arbetsmiljö och hälsa handlar inte enbart om ekonomi. Det handlar om att skapa en arbetsplats där människor kan utvecklas, samarbeta och prestera över tid.
Genom att identifiera risker tidigt, stötta chefer och arbeta långsiktigt med arbetsmiljön blir det lättare att skapa stabilitet även när verksamheten förändras. Ett förebyggande arbetssätt kan bidra till bättre förutsättningar för hållbar arbetsförmåga, samtidigt som arbetsgivaren får ett mer strukturerat stöd i frågor som rör hälsa och arbetsmiljö.
På Wallberghälsan ser vi företagshälsovård som en långsiktig investering i både människor och verksamhet. Därför arbetar vi nära våra kunder för att utveckla lösningar som är anpassade efter deras organisation, arbetsmiljö och mål.
-
Den direkta kostnaden består bland annat av sjuklön under arbetsgivarperioden och tillhörande administration. Utöver detta uppstår ofta indirekta kostnader, exempelvis produktionsbortfall, omplanering, övertid och ökad arbetsbelastning för kollegor. Hur stor den totala kostnaden blir varierar mellan olika verksamheter och beror på både frånvarons längd och vilken roll medarbetaren har.
-
Direkta kostnader är de utgifter som arbetsgivaren kan beräkna relativt enkelt, exempelvis sjuklön. Indirekta kostnader handlar om hur verksamheten påverkas när någon är frånvarande, till exempel förseningar, produktionsbortfall, ökad administration eller behov av att omfördela arbetsuppgifter.
-
Ett förebyggande arbetsmiljöarbete, tidiga rehabiliteringsinsatser och ett aktivt ledarskap kan ge bättre förutsättningar att upptäcka risker innan de leder till längre sjukfrånvaro. Företagshälsovården kan stötta arbetsgivare med rådgivning, arbetsmiljöarbete och insatser som stärker medarbetarnas arbetsförmåga över tid.
-
Företagshälsovården kan vara ett stöd både i det förebyggande arbetsmiljöarbetet och när en medarbetare behöver rehabilitering eller arbetsanpassning. Ju tidigare arbetsgivaren identifierar behov och arbetar tillsammans med rätt kompetens, desto bättre förutsättningar finns för en hållbar lösning.
-
Nej. Sjukfrånvaro påverkar även arbetsmiljö, arbetsbelastning, ledarskap och verksamhetens utveckling. Genom att se sjukfrånvaro som en del av det långsiktiga arbetsmiljöarbetet kan arbetsgivare skapa bättre förutsättningar för både medarbetarnas hälsa och verksamhetens hållbarhet.